Таблица по срокам хранения отдельных видов документов
| Вид документов | Срок хранения | Норма законодательства |
|---|---|---|
| Бухгалтерская отчетность и учетные регистры | ||
| Годовая бухгалтерская отчетность* | Не менее 10 лет | Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня |
| Сводная годовая бухгалтерская отчетность* | До ликвидации организации** | |
| Квартальная бухгалтерская отчетность* | Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) | |
| Месячная бухгалтерская отчетность* | Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) | |
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним | До ликвидации организации** | Пункт 136 Перечня |
| Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) | Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня |
| Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики | Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз | Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
| О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов) | ||
| Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) | Не менее 10 лет | Пункт 170 Перечня |
| Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) | Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) | |
| Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) | Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет) | |
| Счета-фактуры | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 150 Перечня |
| Книги покупок, книги продаж | Не менее полных 5 лет с даты последней записи | Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 |
| Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль | Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет | Пункт 4 статьи 283 НК РФ |
| Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН | Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ | |
| Первичные документы | ||
| Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня |
| Путевые листы | Не менее 5 лет | Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 |
| Лицевые счета работников | Не менее 75 лет | Пункт 153 Перечня |
| Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | Пункт 155 Перечня |
| Исполнительные документы | Не менее 5 лет | Пункт 162 Перечня |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) | Пункт 163 Перечня | |
| Документы о недостачах, растратах, хищениях | ||
| Документы об оплате учебных отпусков | Пункт 165 Перечня | |
| Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | До ликвидации организации** | Пункт 166 Перечня |
| Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) | Не менее 5 лет | Пункт 167 Перечня |
| Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене | Пункт 179 Перечня | |
| Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами | До ликвидации организации** | Пункт 181 Перечня |
| Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) | Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** | Пункт 192 Перечня |
| Договоры и контракты | ||
| Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) | Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения | Пункт 186 Перечня |
| Паспорта сделок | До ликвидации организации** | Пункт 187 Перечня |
| Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | Пункт 188 Перечня |
| Договоры о материальной ответственности | Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица | Пункт 189 Перечня |
| Кадровые документы | ||
| Коллективный договор | До ликвидации организации** | Пункт 275 Перечня |
| Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | Не менее 5 лет | Пункт 277 Перечня |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Не менее 1 года**** | Пункт 281 Перечня |
| Документы о премировании работников | Не менее 5 лет | Пункт 293 Перечня |
| Трудовые договоры (контракты, соглашения) | Не менее 75 лет | Пункт 338 Перечня |
| Личные карточки работников (в том числе временных работников) | Не менее 75 лет | Пункт 339 Перечня |
| Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников | До момента востребования, но не менее 50 лет | Пункт 342 Перечня |
| Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 50 лет | Пункт 358 Перечня |
| Графики предоставления отпусков | Не менее 1 года | Пункт 356 Перечня |
| Документы по охране труда | ||
| Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении | Не менее 5 лет | Пункт 295 Перечня |
| Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией | До замены новым**** | Пункт 304 Перечня |
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | Не менее 75 лет | Пункт 305 Перечня |
| Табели и наряды работников вредных профессий | Не менее 75 лет | Пункт 305 Перечня |
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | Не менее 45 лет | Пункт 312 Перечня |
| Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности | Не менее 10 лет | Пункт 316 Перечня |
| Журналы проведения аттестации по технике безопасности | Не менее 5 лет | |
| Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) | Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет) | Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569 |
| Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ) | ||
| Документация по ККТ***** | Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ | Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 |
| Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации | ||
| Статистические документы | ||
| Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы | Не менее 10 лет | Пункт 199 Перечня |
| Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы | До ликвидации организации** | |
| Полугодовые статистические отчеты и таблицы | Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) | |
| Квартальные статистические отчеты и таблицы | Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет) | |
| Месячные статистические отчеты и таблицы | Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет) | |
| * К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники. |
||