Передача документов на архивное хранение

Все документы, которые создаются в делопроизводстве за время работы государственных организаций, учреждений, органов, а также коммерческих компаний должны проходить единый делопроизводственный цикл. Передача документации на архивное хранение является заключительным этапом делопроизводства. В качестве последнего пункта назначения может выступать муниципальный (государственный) архив и ведомственный архив, документами которых составляется государственная часть Архивного фонда России, вследствие чего законодательством нашей страны строго регламентируется процедура подготовки документов к хранению и непосредственной сдачи этих документов в архив.

Виды архивов для хранения документов

Федеральные государственные архивы могут принимать на хранение документы, которые имеют общенациональную значимость (Российский государственный военный архив, Государственный архив РФ и т.д.). Архивные нужды определенных регионов обслуживаются Государственными архивами субъектов РФ. Так, к примеру, в обязанность ликвидируемых организаций Санкт-Петербурга и Москвы входит осуществление передачи документов по личному составу в Центральный госархив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга и Центральный госархив трудовых отношений города Москвы соответственно. Во многих других субъектах страны функционируют аналогичные архивы, которые принимают документы по личному составу.

Муниципальные архивы являются ответственными за учет, хранение и комплектацию архивных документов в рамках муниципального района, муниципального учреждения или городского округа. Передача документов на хранение в архивы муниципального типа осуществляется общественными и кооперативными организациями, государственными предприятиями и учреждениями, а также частными лицами.

Документы ведомственных архивов выступают в качестве источника пополнения государственных фондов, даже, несмотря на то, что они не являются частью системы государственной архивной службы. Это архивы областных учреждений, отдельных организаций, а также архивы всевозможных ведомств (Минздрав, Минобразования, Минкультуры и другие ведомства имеют собственные архивные службы) и др.

Необходимо отметить, что передаче на хранение в архивы государственной части Архивного фонда РФ могут подлежать далеко не все документы. К организациям, которые являются источниками комплектования, предъявляются наиболее строгие законодательные требования. В обязанность таких организаций входит сдача в государственный архив документов постоянного срока хранения согласно утвержденному графику (к примеру, раз в три или пять лет и т.д.). Документы по личному составу хранятся в каждой организации безотносительно к форме собственности. Но их передача в государственный архив может осуществляться только при ликвидации организации.

Каким образом происходит передача документации на хранение в архивах

Передаче документации в архив обязательно предшествует комплекс мероприятий подготовительного характера, называющийся научно-технической обработкой документации. В самом общем смысле это упорядочивание документации в соответствии с требованиями законодательства. Началом научно-технической обработки документов можно считать организацию и проведение работ, направленных на экспертизу ценностей. Задачей экспертной комиссии организации, создаваемой для данных целей, является определение сроков хранения, подбор и подготовка документов к хранению в архиве.

По итогам экспертизы ценности дела временного (свыше десяти лет) постоянного хранения и по личному составу отправляются на научную и техническую обработку согласно «Основным правилам работы архивов организаций». Данный этап включает осуществление формирования дел, нумерацию листов, составление листа-заверителя на все дела, проведение переплетных работ, оформление обложек, а также составление внутренних описей дела (на установленные виды документов), описей дел и предисловий к любой описи. В случае ликвидации организации на весь архивный фонд составляется еще и историческая справка.

Непосредственная передача документации на хранение в архив происходит после проведения научно-технической обработки документации на основании ранее составленных описей. Фиксация приема документов должна производиться с помощью акта приема-передачи документов. Составляется данный акт в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а другой – в организации.

Оформление документов для передачи

В процессе подготовки документов к передаче на хранение в архив акцентировать внимание необходимо на оформление сопутствующих документов и составляющих оформления. Для составления листов-заверителей, описей, предисловий к описям, исторических справок используются утвержденные формы. Объединять дела по личному составу и постоянного характера в одну опись категорически запрещается. Документы должны быть переплетены в твердую обложку в соответствии с государственными требованиями. Элементом оформления обложки является проставление таких реквизитов:

• наименование структурного подразделения организации и самой организации;
• заголовок дела;
• дата дела или крайние даты дела;
• число листов в деле;
• время хранения дела;
• индекс дела по номенклатуре дел (при наличии);
• номер тома;
• архивный шифр дела (номер фонда, описи дел и самого дела).

Не существует необходимости в оформлении корешков дел при передаче документов на хранение в государственный архив.

Санкции за нарушение требований к хранению в архиве

Для обеспечения сохранности документов необходимым является такое требование архивного законодательства, как передача документов на хранение в архиве. Согласно данному требованию, нарушители наказываются штрафными санкциями в размере 100-500 рублей (статья 13.20 КоАП). Штраф до 300 тысяч рублей будет назначен обществам с ограниченной ответственностью и акционерным обществам при неисполнении сроков и порядка хранения документов (статья 13.25 КоАП).

Штрафы со стороны архивных служб не являются единственными, кроме них существуют еще и санкции, которые могут накладываться контролирующими органами при игнорировании их запросов о представлении определенных документов. При этом за нарушение законных требований придется заплатить тем большую сумму, чем большой ценностью пользуются документы. Так, в соответствии с 126-ой статьей НК РФ, непредставление в налоговый орган одного документа наказывается штрафом в размере 200 рублей. Более серьезным наказанием станет потеря первичных документов за один и более налоговых периодов – в соответствии с 120-ой статьей НК РФ оно будет составлять до 30 тысяч рублей.